Cách tạo Email tên miền (email domain) chuyên nghiệp miễn phí

huong-dan-dung-zoho-mail-1

Quick Summary

  • Bạn có thể mua email hosting riêng (máy chủ chỉ dùng để chứa email), hoặc sử dụng chung hosting với website của mình (trong máy chủ chứa website, bạn có thể dành ra một không gian riêng dùng để chứa email).
  • Vì đây là dịch vụ gần như miễn phí đi kèm với Hosting (máy chủ) nên loại email này sẽ sử dụng máy chủ và địa chỉ IP với nhiều người dùng khác.
  • Mặc dù ở các đơn vị cung cấp máy chủ luôn cam kết về quyền riêng tư dữ liệu, nhưng biết đâu được, một ngày nào đó họ có thể vào đọc trộm email của bạn (mặc dù khả năng này rất thấp, nhưng cũng không hẳn là không có).

Email tên miền hay còn gọi là email domain là một trong những công cụ marketing hiệu quả. Email tên miền không những thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, mà còn có khả năng thu hút nhiều khách hàng tiềm năng cho website của bạn.

Nhiều công ty hiện nay đã áp dụng miền email làm công cụ để tăng cường độ tin cậy, đảm bảo tính chuyên nghiệp và thiết lập quy trình làm việc một cách chuẩn mực. Vậy, Email tên miền (email domain) là gì? Làm thế nào để sở hữu mail domain chất lượng?

Bài viết sau đây, Mr. Know sẽ giải thích cho các bạn và hướng dẫn các bạn cách tạo một hoặc nhiều email tên miền một cách miễn phí.

1. Email tên miền (email domain) là gì?

Email tên miền (email domain) là một phần quan trọng của địa chỉ email, xuất hiện sau ký hiệu “@”. Địa chỉ email thường bao gồm ba thành phần chính là tên người dùng (username), ký hiệu “@”, và root domain (tên miền gốc).

Ví dụ: tôi muốn tạo một Email tên miền (email domain) cho bộ phận chăm sóc khách hàng (viết tắt là CSKH) của Công Ty Knowalot (có địa chỉ website là knowalot.net) thì công thức sẽ như sau:

  • Tên người dùng (username): CSKH
  • Ký hiệu @ mặc định
  • Tên miền gốc: knowalot.net

Vậy Email tên miền (email domain) của bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ là: CSKH@knowalot.net

Những thành phần này cung cấp cho máy chủ thông tin về người sở hữu của email, địa chỉ email đích và loại kết nối đang sử dụng. Phần tên miền trong địa chỉ thường là tên của công ty, nhà cung cấp dịch vụ internet hoặc dịch vụ từ bên thứ ba như hotmail hoặc gmail.

2. Có bao nhiêu loại Email tên miền (email domain)?

Có khá nhiều cách phân loại Email tên miền (email domain), nhưng để cho đơn giản và dễ hiểu nhất, ta tạm chia ra thành 2 cách phân loại chính:

2.1. Email hosting

Loại mail domain này được cung cấp bởi dịch vụ hosting và đi kèm với gói dịch vụ. Email Hosting phù hợp cho các doanh nghiệp có ít tài khoản email và không sử dụng thường xuyên.

Ở một số đơn vị cung cấp máy chủ, họ có thể bán những gói email hosting riêng biệt tùy theo nhu cầu. Bạn có thể mua email hosting riêng (máy chủ chỉ dùng để chứa email), hoặc sử dụng chung hosting với website của mình (trong máy chủ chứa website, bạn có thể dành ra một không gian riêng dùng để chứa email).

Vì đây là dịch vụ gần như miễn phí đi kèm với Hosting (máy chủ) nên loại email này sẽ sử dụng máy chủ và địa chỉ IP với nhiều người dùng khác. Điều này có thể gây hạn chế về tài nguyên và băng thông tới mỗi người đăng ký sử dụng.

Bên cạnh đó, việc dùng hosting của các đơn vị cung cấp máy chủ khó có thể tránh được các vấn đề về bảo mật. Mặc dù ở các đơn vị cung cấp máy chủ luôn cam kết về quyền riêng tư dữ liệu, nhưng biết đâu được, một ngày nào đó họ có thể vào đọc trộm email của bạn (mặc dù khả năng này rất thấp, nhưng cũng không hẳn là không có).

Ngoài ưu điểm về mặt chi phí, email hosting còn có một ưu điểm khác, đó chính là rất dễ cấu hình và sử dụng. Mình sẽ hướng dẫn các bạn cách cấu hình và sử dụng email hosting ở phần sau.

2.2 Email server

Loại email này được cấu hình riêng cho tên miền của doanh nghiệp và tối ưu hóa cho gửi và nhận thư điện tử. Máy chủ email riêng biệt và địa chỉ IP riêng biệt không được chia sẻ với khách hàng khác. Điều này cho phép quá trình tạo và quản lý email chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn có điều kiện tài chính tốt, cùng với các kiến thức về mặt quản trị máy chủ, bạn có thể tự xây dựng một email server (máy chủ email) cho riêng mình tại nhà hoặc tại công ty của bạn. Điều này đảm bảo hoàn toàn sự riêng tư của hệ thống email của bạn.

Nhược điểm của lại email server này là nó có chi phí khá cao. Ngoài ra còn đòi hỏi bạn phải có kiến thức về mặt quản trị máy chủ khá tốt thì mới thể khởi tạo, sử dụng và duy trì hệ thống máy chủ này (chưa kể các vấn đề về bảo mật hệ thống, quản lý dữ liệu …).

3. Cách tạo Email tên miền (email domain) chuyên nghiệp miễn phí

Trừ những cách dành cho người có tiền ra (mua dịch vụ email tên miền của các nhà cung cấp lớn như Google hay Microsoft), phạm vi bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo Email tên miền (email domain) rất chuyên nghiệp nhưng hoàn toàn miễn phí.

Điều kiện bắt buộc để có Email tên miền (email domain) tất nhiên là phải có một cái tên miền rồi. Và bạn phải là chủ sở hữu của tên miền đó, có đầy đủ thẩm quyền để thao tác cấu hình tên miền.

3.1. Tạo Email tên miền (email domain) với Hosting chứa web

3.1.1. Hướng dẫn tạo Email tên miền (email domain)

Như tiêu đề, cách này sử dụng chính hosting (máy chủ) đang chứa web để chứa luôn email. Cách này mình đã làm thử trên máy chủ của nhà cung cấp hosting nổi tiếng AZDigi.

Hosting AZDigi với rất nhiều mã giảm giá, chi phí cực kì kẻ, bạn có thể xem chi tiết các gói hosting giá rẻ cho người mới của họ tại đây.

Bạn vào theo đường dẫn Trang chủ / Trang khách hàng / Quản lý Sản phẩm / Dịch vụ / Chi tiết dịch vụ, sau đó chọn vào Tài khoản Email.

create email domain 1

Tại giao diện quản trị, bạn chọn nút “Create” để tạo email mới cho mình.

tao-email-ten-mien-email-domain-2

Ở phần Username, bạn nhập tên người dùng mà bạn muốn tạo. Ở đây thì bạn có thể đặt bất cứ tên nào mà bạn muốn, nhưng để chuyên nghiệp hơn thì bạn nên đặt tên theo bộ phận.

tao-email-ten-mien-email-domain-4

Ví dụ như mình muốn tạo một Email tên miền (email domain) cho bộ phận quản lý (có tên là admin) của knowalot.net thì mình đặt username là admin. Còn nếu là bộ phận hỗ trợ thì mình đặt là support, còn nếu là bộ phận kinh doanh thì mình đặt là sales, …

Sau đó thì bạn chọn vào dòng Set password now để đặt mật khẩu cho email của mình. Mật khẩu nên có chứa chữ viết hoa, viết thường, số và kí tự đặc biệt để tăng cường độ bảo mật nhé.

Bạn không cần chọn vào dòng Stay on this page after I click Create (ở lại trang này sau khi tạo), để sau khi kết thúc thì hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang cấu hình kế tiếp để tiếp tục thao tác. Sau đó bạn ấn nút Create để bắt đầu tạo email cho mình.

Sau khi bấm Create, hệ thống sẽ hoàn tất tạo Email tên miền (email domain) cho bạn và đưa bạn về lại trang quản trị, bạn chọn phần Manage của email bạn vừa mới tạo để tiếp tục cấu hình nhé.

tao-email-ten-mien-email-domain-5

Đầu tiên, ở phần Allocated Storage Space, bạn chọn dung lượng cho email của bạn. Do Email tên miền (email domain) này xài chung với Hosting chứa web nên bạn phải chia phần dung lượng sao cho hợp lý, tránh ảnh hưởng đến dung lượng của website.

Nếu Hosting của bạn to thì bạn có thể chọn luôn Unlimited cho thoải mái. Cá nhân mình thì thấy để theo mặc định (1Gb) là rất thoải mái cho những bạn nào dùng email như là phương tiện cá nhân.

tao-email-ten-mien-email-domain-6

Kế tiếp, bạn chọn Check Email để tiến hành kiểm tra email và lấy thông số, sau đó cài đặt và sử dụng Email tên miền (email domain) với bên duyệt mail khác. Sở dĩ bạn phải làm bước này vì:

  • Giao diện của Email hosting khá là khó sử dụng, không thân thiện với người dùng.
  • Giao diện của Email hosting chỉ sử dụng được trên trình duyệt web, không sử dụng trên app điện thoại được, khá là bất tiện.
  • Vì lí do bảo mật nên mỗi lần tắt trình duyệt web hay tắt máy, Email hosting sẽ tự động out ra ngoài, lần sau bạn muốn vào thì phải đăng nhập lại.
  • Bạn sẽ Check Email để lấy các thông số cần thiết, sau đó cài đặt các thông số này với bên duyệt mail thứ 3 (có thể là Gmail của Google, Outlook của Microsoft hoặc một bên khác).
  • Sau khi cài đặt với bên duyệt mail thứ 3, bạn có thể sử dụng app hoặc các tiện ích của các bên đó để duyệt mail cho tiện.

tao-email-ten-mien-email-domain-7

Bạn bấm vào Open để mở hộp mail của Email tên miền (email domain) mà bạn vừa tạo trên Email hosting.

tao-email-ten-mien-email-domain-8

Như bạn thấy đó, giao diện của Email hosting không thật sự thân thiện lắm nhỉ. Bạn chọn vào email mà hệ thống đã gởi cho bạn để lấy thông số nhé.

tao-email-ten-mien-email-domain-9

Đây là các thông số mà bạn cần lưu ý, đặc biệt là Incoming ServerOutgoing Server, 2 thông số này rất quan trọng trong việc cài đặt Email tên miền (email domain) của bạn lên bên duyệt mail thứ ba.

3.1.2. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Email tên miền (email domain) với Microsoft Outlook

Mình chọn Outlook để sử dụng cho Email tên miền (email domain) của mình, vì Outlook khá phổ biến, có cả trên máy tính và app trên điện thoại nữa, dễ cài đặt và cũng rất dễ sử dụng.

3.1.2.1. Hướng dẫn cài đặt với Microsoft Outlook 2019

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt mail cho Outlook (phiên bản 2019). Đầu tiên, bạn mở Outlook lên nhé. Khi cửa sổ Outlook Mail mở lên, điền Email tên miền (email domain) và click vào nút Continue.

enter-emal-outlook

Sau đó, chọn IMAP/POP, khi thấy màn hình chọn nhà cung cấp mail.

outlook-imap

Kế tiếp, bạn chọn POP hay IMAP cũng được, chỉ cần điền thông tin tương ứng vào. Đây là các thông tin về Incoming ServerOutgoing Server mà bạn đã lưu lại trước đó rồi đấy, nếu không nhớ thì bạn mở ra xem lại nhé.

outlook-imap-detials

Lưu ý là nếu chọn POP thì phải nhập thông tin theo POP, còn chọn IMAP thì phải nhập thông tin theo IMAP cho chính xác nhé. Sau đó nhấn nút Add Account để tiến hành. Điền mật khẩu, nhấn nút Connect, và đợi quá trình này hoàn tất. Nếu hành công bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới.

confirmation-outlook

Vậy là xong, giờ bạn chỉ cần nhấn nút OK nó sẽ khởi động Outlook ngay.

outlook-real-2019-version

3.1.2.2. Hướng dẫn cài đặt với Microsoft Outlook 2016

Ở mục này bạn sẽ biết cách làm thế nào để cài đặt email trên Outlook (bản 2016). Nếu bạn mở Outlook Mail Client này lần đầu, màn hình setup sẽ hiện ra để bạn điền email, chọn Let me setup my account manually rồi nhấn nút Connect.

outlook-signin-interface-1

Màn hình tiếp theo sẽ hiện lên bạn có thể chọn giữa POP và IMAP. Điền thông tin bạn lấy được từ bước chuẩn bị và nhấn nút Next để tiến hành. Rồi nhập mật khẩu và nhấn nút Connect.

imap-outlook-2016

Nếu màn hình lỗi hiện ra bạn cần điều chỉnh cấu hình bằng cách nhấn vào nút Change Account Settings để kiểm tra lại thông tin xem đúng không.

cau-hinh-outlook-2016-loi

Còn nếu thành công màn hình kết quả sẽ như sau:

cau-hinh-outlook-2016-ok

Tùy vào lựa chọn của bạn là POP hay IMAP. Tiếp theo, click vào nút Done để chuyển tới giao diện Outlook Mail của Microsoft Outlook 2016.

outlook 2016 done

3.1.2.3. Hướng dẫn cài đặt với Microsoft Outlook 2013

Ở ví dụ này chúng tôi dùng Outlook 2013. Nếu không phải lần đầu bạn mở outlook mail client, bạn có thể thêm tài khoản mới ở nút File phía góc trên bên trái màn hình.

them-tai-khoan-outlook-2013

Rồi nhấn Add Account để thêm tài khoản email mới.

add-account-outlook-2013

Nếu mở Outlook lần đầu, bạn có thể thấy thông báo Welcome. Nhấn Next.

mail-in-outlook-2013

Bạn sẽ thấy cửa sổ Do you want to set up Outlook to connect to an email account?. Chọn Yes và nhấn Next.

connect-email-account-in-outlook-2013

Trong trang tiếp theo, bạn sẽ thấy 2 tùy chọn để. Ở bài hướng dẫn này, chúng tôi chọn Manual setup or additional server types.

setup-outlook-2013

Sau khi nhấn Next, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới để chọn POP hoặc IMAP và nhấn Next.

pop-imap-outlook-2013

Trong bước này bạn cần điền các thông tin chi tiết Incoming ServerOutgoing Server mà bạn đã lưu ở trên.

setup-outlook-2013-2

Bạn điền các thông tin như sau nhé:

  • Your Name – Tên hiển thị khi gửi email, bạn có thể điền tên của bạn
  • Email Address – Điền địa chỉ email đang cần cài đặt
  • Account Type – Tùy chọn này tùy thuộc vào bạn. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ mail đều hỗ trợ POP3 và IMAP và cái cũng có ưu điểm của nó. Bạn chỉ cần lưu ý là nếu chọn POP thì phải nhập thông tin theo POP, còn chọn IMAP thì phải nhập thông tin theo IMAP cho chính xác nhé.

Sau khi bạn nhập xong hết thông tin, đừng bấm Next vội mà hãy bấm vào More Settings.

setup-outlook-2013-3

Chọn Outgoing Server trong cửa sổ mới hiện lên. Tại đây bạn cần đánh dấu chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication. Đây là việc cần thiết nếu nhà cung cấp email/hosting đòi hỏi SMTP authentication.

smtp-outlook-2013

Sau đó chọn Advanced, để nhập số port numbers và kết nối mã hóa như hình bên dưới, sau đó nhấn OK nhé.

setup-outlook-2013-4

Bạn sẽ được chuyển hướng tới trang trước. Chọn Next. Outlook Mail sẽ tự động kiểm tra việc gửi nhận email bằng một email mẫu. Nếu thành công bạn sẽ thấy:

setup-outlook-2013-ok

Nếu thấy thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin cấu hình và đảm bảo bạn đã điền đúng với thông số mà nhà cung cấp đã cấp cho bạn, và có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hướng dẫn thêm. Nhấn Close nếu kiểm tra thành công.

Sau khi thành công, trên Outlook bạn sẽ thấy cửa sổ sau:

setup-outlook-2013-done

Chọn Finish và sử dụng email trên Outlook Mail.

3.1.2.4. Lưu ý

Một số lưu ý khi cài đặt Email tên miền (email domain) với Microsoft Outlook như sau:

  • Luôn lưu lại và nhập thật chính xác Incoming ServerOutgoing Server trong quá trình thao tác.
  • Về cơ bản thì việc cấu hình và cài đặt Email tên miền (email domain) với Microsoft Outlook trên máy tính và trên điện thoại là tương tự nhau. Trên điện thoại có phần đơn giản hơn rất nhiều.
  • Mật khẩu dùng để thao tác là mật khẩu của Email tên miền (email domain) chứ không phải là mật khẩu đăng nhập vào hosting nhé.

3.2. Tạo Email tên miền (email domain) miễn phí với Zoho Mail

Zoho Mail là dịch vụ email theo tên miền doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Khi sử dụng Zoho Mail, dữ liệu của người dùng sẽ được đồng bộ với các tính năng cùng hệ thống như Zoho Docs hay Zoho Storage. Cách thức hoạt động và các tính năng của dịch vụ này được đánh giá là khá tương tự với Gmail hay Yahoo, Outlook.

Zoho Mail được phát triển bởi công ty Zoho Corporation đến từ Ấn Độ. Dịch vụ này hiện đã có mặt trên hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn cầu như Mỹ, Anh, Hàn, Nhật,… Theo thông báo từ công ty này, tính đến năm 2020 số lượng người dùng dịch vụ này đã đạt 50 triệu người dùng khắp thế giới.

Ưu điểm của Zoho Mail là mình sẽ được miễn phí 5Gb dung dượng. Ngoài ra app Zoho Mail cũng đơn giản, giao diện thân thiện và dễ dùng, bạn chỉ cần tạo thành công email tên miền (email domain) qua cổng của Zoho là có thể dùng để đăng nhập vào Zoho Mail trên trình duyệt hoặc App Zoho Mail trên điện thoại mà không cần phải cấu hình lằng nhằng như Microsoft Outlook.

Bây giờ mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo email tên miền (email domain) miễn phí với Zoho Mail nhé.

3.2.1. Bước 1 – Đăng ký tài khoản Zoho Mail

Đầu tiên, bạn vào trang chủ của Zoho Mail theo địa chỉ www.zoho.com/vi/mail, sau đó vào phần biểu giá. Hoặc bạn có thể nhấp trực tiếp vào đây nhé. Sau đó kéo xuống dưới và chọn vào DÙNG THỬ NGAY ở phần GÓI MIỄN PHÍ MÃI MÃI nhé.

zoho-mail

Bảng đăng ký sẽ xuất hiện, bạn điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu gồm họ tên, địa chỉ mail (đây là địa chỉ mail cá nhân của bạn, bạn có thể dùng Gmail cho tiện nhé) hoặc số điện thoại, mật khẩu và bấm Sign Up để chuyển sang bước tiếp theo.

cai-dat-zoho-mail-1

Lúc này, một mã xác minh sẽ gửi về địa chỉ email hoặc số điện thoại bạn vừa điền. Bạn copy và điền vào ô xác minh, chọn Verify để hoàn tất đăng ký.

3.2.2. Bước 2 – Cài đặt và xác thực tên miền

Zoho Mail sẽ đưa ra 2 lựa chọn cho bạn. Nếu đã có tên miền, bạn chọn Add now và tiến hành nhập địa chỉ tên miền. Còn nếu chưa có, bạn chọn Buy now để mua tên miền từ Zoho Mail. Trong trường hợp này, Knowalot.net sẽ chỉ hướng dẫn bạn trường hợp đã sở hữu tên miền sẵn.

tao-ten-mien-rieng-mien-phi-voi-zoho-mail-2

Sau khi bấm Add now sẽ xuất hiện một bảng điền thông tin, ở đây các bạn điền:

  • Provide your existing domain name: tên miền thuộc sở hữu của các bạn.
  • Provide your organization name: tên tổ chức hoặc tên dự án của bạn
  • Industry Type: tên lĩnh vực của bạn. Nếu không có thì bạn có thể chọn Other.

dien-thong-tin-doanh-nghiep-zoho-mail

Sau khi nhập tên miền và tên doanh nghiệp xong, bạn bấm chọn Add now, Zoho sẽ đưa bạn đến trang quản trị các tài khoản của bạn. Ở đây bạn có thể đổi avatar, thêm tài khoản, thêm thông tin liên hệ, …

setup-group-zoho-mail

Bước tiếp theo là xác thực tên miền, đây là bước khá quan trọng, bạn lưu ý làm kỹ chỗ này nhé. Bạn chọn Proceed to domain verification để bắt đầu xác thực tên miền.

tien-hanh-xac-thuc-ten-mien-zoho-mail

Trong đó, Zoho Mail sẽ cung cấp cho bạn 3 cách xác thực là:

  • Thêm một TXT record vào DNS.
  • Thêm một CNAME record vào DNS.
  • Tải file HTML lên website.

Ở đây, bạn chọn xác thực theo phương thực thêm bản ghi TXT vào DNS theo đề cử của Zoho mail. Sau đó, bạn đăng nhập vào trình quản lý cấu hình tên miền và tạo bản ghi mới với các thông tin:

  • TXT name: Bạn đặt là @ hoặc để trống.
  • TXT Value: Copy thông tin từ Zoho mail.

tao-ten-mien-rieng-mien-phi-voi-zoho-mail-3

Bạn vào trình quản lý cấu hình tên miền và tạo bản ghi mới, chúng sẽ trông như sau:

xac-thuc-txt-zoho-mail-1

Lưu ý là bạn phải có thêm một bản Record với Type là A Record, Host là mail và Value là IP của hosting của bạn (như trên hình) thì mới có thể gởi và nhận mail được nha. Nhiều bạn quên cấu hình cái này, đến lúc làm xong hết, Zoho cũng báo xác thực xong hết rồi, nhưng gởi mail thì đầu bên kia không nhận được, và bản thân Email domain (email tên miền) cũng không nhận được mail từ người khác.

Bạn chờ một khoảng thời gian từ 30 phút – 1 ngày để cấu hình mới được cập nhật. Sau đó bấm Verify TXT Record để tiến hành xác thực. Sau khi được xác thực thành công, Zoho sẽ chuyển bạn đến phần tạo tài khoản Email domain (email tên miền).

3.2.3. Bước 3 – Tạo tài khoản người dùng

Sau khi xác thực thành công, Zoho Mail sẽ yêu cầu bạn tạo tài khoản email người dùng để quản lý. Bạn điền Username và chọn Create để tạo. Tương tự như cách tạo Email tên miền (email domain) với Hosting chứa web ở bên trên.

tao ten mien rieng mien phi voi zoho mail 5

Sau khi tạo xong tài khoản người dùng, bạn có thể lựa chọn tạo group để quản lý. Bấm chọn Proceed to DNS Mapping và tiến hành thiết lập theo hướng dẫn của Zoho Mail. Nếu không, bạn có thể bỏ qua để đến với bước tiếp theo.

tao-tai-khoan-group-zoho-mail

3.2.4. Bước 4 – Cấu hình MX, SPF và DKIM cho email theo tên miền

MX, SPF và DKIM là 3 cấu hình cần thiết lập để giúp email của bạn có thể gửi, nhận mail vào inbox của người dùng. Sau khi tạo tài khoản người dùng xong, Zoho Mail sẽ chuyển bạn tới bước thiết lập 3 cấu hình này.

cau-hinh-dns-mapping-zoho-mail

Ở ngoài cùng bên phải, trên cột Status đang có dấu chấm than màu đỏ, thể hiện rằng bạn chưa xác thực. Khi hoàn tất, chúng sẽ chuyển thành dấu stick màu xanh lá cây, như vậy là bạn đã thành công.

3.2.4.1. Cấu hình MX Record

Đầu tiên, bạn đăng nhập vào trình quản lý cấu hình tên miền và xóa toàn bộ MX record cũ đã tạo trước đó. Sau đó, thêm 3 MX record mới vào với các thông tin sau đây và lưu cấu hình.

cau-hinh-mx-record-zoho-mail

Bạn cần chờ một khoảng thời gian để cấu hình mới được cập nhật vào hệ thống.

3.2.4.2. Cấu hình SPF

Các bước thực hiện tương tự như cấu hình MX Record nhưng có sự thay đổi về các thông tin. Bạn click vào View SPF value ở hàng SPF để lấy thông tin SPF.

cau-hinh-spf-zoho-mail
cau-hinh-spf-zoho-mail

Sau đó bạn cũng vào vào trình quản lý cấu hình tên miền để nhập các giá trị này vào. Chờ một thời gian để cấu hình mới được cập nhật và bấm Verify SPF Record để hoàn tất quá trình.

cau-hinh-dkim

Cấu hình SPF là hàng thứ 3, từ trên xuống

3.2.4.3. Cấu hình DKIM

Các bước cấu hình DKIM tương tự như đã thực hiện với MX và SPF Record. Bạn copy các thông tin bên dưới, lưu cấu hình trong trình quản lý và bấm vào Verify DKIM Record để hoàn tất quá trình.

cau-hinh-spf-zoho-mail-done

Cấu hình DKIM là hàng thứ 4, từ trên xuống

Sau khi bạn cấu hình MX Record. SPF và DKIM xong thì bạn có thể click vào Verify all records để Zoho xác thực tất cả một lần. Nếu ở cột Status chuyển xang dấu xanh thì chứng tỏ bạn đã cấu hình đúng và thành công.

cau-hinh-record-zoho-mail-hoan-thanh

Sau đó Zoho sẽ đề xuất các giải pháp về Email Migration và Data Migration, đây là các tính năng nâng cao, nếu bạn không có nhu cầu thì cứ click vào Proceed để bỏ qua là được.

email-migration-zoho-mail

Click vào Proceed to Email Migration để bỏ qua bước này

data-migration-zoho-mail

Click vào Proceed to Go Mobile để bỏ qua bước này

setup-complete-zoho-mail

Click vào Proceed to Setup Completion để bỏ qua bước này

Như vậy, bạn đã hoàn tất quá trình tạo và cấu hình email theo tên miền miễn phí trên nền tảng Zoho Email. Bạn click vào Check out your inbox để vào kiểm tra xem hoạt động của Email tên miền (email domain) của bạn trên Zoho Mail nhé

hoan-tat-cai-dat
hoan-tat-cai-dat

Một pop-up hướng dẫn sẽ xuất hiện, bạn rảnh thì coi cho biết, còn không thì cứ skip nha.

huong-dan-dung-zoho-mail-1

Nếu bạn không coi hướng dẫn thì cứ bấm skip nhé

cai-dat-zoho-mail-ok-thanh-cong

Email tên miền (email domain) hoạt động bình thường

Như vậy là Email tên miền (email domain) của bạn đã hoạt động rồi đó, bạn có thể sử dụng để check mail như bình thường nè. Bây giờ mình sẽ test thử cho các bạn xem nhé. Mình sẽ thử gởi một email từ Email tên miền (email domain) admin@knowalot.net mà mình mới tạo bằng Zoho Mail đến Gmail cá nhân của mình nhé.

test-mail-zoho-1

Tạo thử một email từ Zoho Mail gởi đi Gmail

Như các bạn thấy bên dưới, bên Gmail của mình đã nhận được email từ Email tên miền (email domain) của mình rồi nè.

test-mail-zoho-2

Bên gmail đã nhận được email

test-mail-zoho-3

Email từ Zoho Mail hoàn toàn bình thường và hoạt động tốt

Nếu bạn muốn dùng Zoho mail bằng điện thoại thì tải App Zoho Mail trên điện thoại về rồi đăng nhập vào Zoho Mail bằng Email tên miền (email domain) của bạn vừa mới tạo, vậy là xong và có thể dùng bình thường rồi.

3.2.5. Cách thêm tài khoản email trong Zoho Mail

Sau khi cầu hình xong, Zoho Mail sẽ chuyển bạn tới giao diện quản lý chính Admin Console. Lúc này bạn có thể thực hiện các tác vụ xem, chỉnh sửa, xóa, quản lý hệ thống email này.

Để tạo thêm tài khoản email mới, bạn chọn mục User trong thanh Menu ở bên trái màn hình > Chọn Add để thêm tài khoản mới.

them-tai-khoan-zoho

Một bảng thông tin sẽ xuất hiện, bạn điền đầy đủ vào các mục họ tên, username, mật khẩu theo yêu cầu. Sau đó chọn Add để hoàn tất quá trình này.


Chúng tôi xin chân thành cám ơn quý độc giả đã đọc bài viết. Mọi thắc mắc về nội dung hoặc các khiếu nại về bản quyền, xin vui lòng gởi thông tin vào địa chỉ email: knowalot.net@gmail.com

Mr. Know xin chân thành cám ơn.

Dark mode